Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD)
O Zappy está preparado para o RGPD? Sim!
O que é o RGPD?
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) respeita à proteção dos dados das pessoas singulares (clientes finais) quanto ao tratamento de dados pessoais, ao seu acesso e portabilidade.
Esta legislação entrou em vigor em 25 de Maio de 2018, sendo que todas as entidades e negócios que recolhem dados pessoais de clientes deverão cumprir de forma rigorosa o disposto regulamento.
O Zappy está preparado para o RGPD?
Sim.
O Zappy desenvolveu novas ferramentas que vão permitir que os profissionais estejam em conformidade com o regulamento;
O Zappy fará a partilha das melhores práticas no tratamento de dados, aplicadas em estabelecimentos de prestação de serviços;
O Zappy, enquanto Software de Gestão, continuará a desenvolver novas opções de privacidade, permissões e controlo de acessos. Todas as funcionalidades, atuais ou futuras, terão a aplicação dos conceitos de privacy by design e privacy by default.
Que impacto vai ter no meu negócio?
Todos os estabelecimentos e negócios de prestação de serviços a clientes deverão implementar (com a ajuda das ferramentas Zappy) as seguintes ações principais:
A. Identificar um Encarregado de Proteção de Dados, que terá um papel de controlador dos processos de segurança para garantir a proteção de dados. O mais comum, nos negócios de prestação de serviços, é ser o gerente do estabelecimento;
B. Editar e validar o Regulamento Interno de Proteção de Dados;
C. Solicitar aos clientes o Consentimento para a utilização dos dados pessoais;
Na parte final deste documento poderá ver com o Zappy lhe vai ajudar a implementar o RGPD no seu estabelecimento.
Regulamento Interno de Proteção de Dados
O Regulamento Interno de Proteção de Dados deve identificar os colaboradores e os processos internos que lidam com os dados pessoais, com as respetivas justificações e responsabilidades.
Todos os tipos de dados recolhidos devem estar identificados no Regulamento Interno, bem como a justificação para o seu processamento.
O Zappy disponibiliza um modelo simples, adaptado à prestação de serviços.
Consentimento para a utilização dos dados
Todos os clientes da sua base de dados terão de expressar o consentimento para a utilização de:
- Dados pessoais, como por exemplo o telemóvel, o email, ou a morada;
- Dados sensíveis, se aplicável ao seu estabelecimento, como por exemplo características físicas ou características comportamentais;
No pedido de consentimento é necessário referir de forma clara a finalidade para a qual é pedida a aceitação, por exemplo:
- Envio de lembretes na véspera das marcações;
- Notificação da criação ou alteração de marcações;
- Envio de mensagens de aniversário ou campanhas promocionais;
- Realização dos serviços adquiridos e elaboração de Fichas Técnicas, de Anamnese ou Clínicas.
- Entre outras opções que poderá personalizar…
O que é o Consentimento?
Consentimento significa “Uma manifestação de vontade específica, clara e sem ambiguidades, dada livremente por um indivíduo através de uma declaração ou ação positiva inequívoca, que significa um acordo relativamente ao processamento de dados pessoais desse indivíduo.” (Artigo 4 -11).
O consentimento pode ser electrónico mas não pode ser implícito e não pode resultar de ‘check-boxes’ preenchidas por defeito.
Como é que o Zappy vai ajudar?
O Zappy disponibiliza uma ferramenta chave-na-mão que lhe vai permitir pedir consentimento de forma fácil.
Como funciona:
- Envio de SMS ou Email a solicitar consentimento a toda a sua base de dados;
- Geração de um URL único, que permite o rastreamento de cada resposta;
- Disponibilização de uma página própria com formulário online onde é solicitado o consentimento ao cliente;
- Disponibilização, na mesma página, do Regulamento Interno de Proteção de Dados aplicado ao seu estabelecimento, onde ficará demonstrado que o seu negócio está em conformidade com o RGPD;
- Disponibilização de um relatório com o historial de consentimentos para documentação do processo.
- Atualização automática das fichas de cliente em conformidade com as preferências do cliente.
Poderá editar alguns dos conteúdos deste pedido de acordo com as especificidades do seu negócio.
Aceder ao separador Campanhas / RGPD.
Quando devo solicitar o consentimento?
Para os seus clientes atuais
Se ainda não o fez, deverá enviar à sua base de clientes o pedido de consentimento para a utilização de dados. Aceder ao separador Campanhas / RGPD.
Para os futuros novos clientes
No momento da criação da ficha de cliente, terá um botão para enviar o pedido de consentimento.
Quais os custos?
O módulo RGPD tem um custo de 3 €/mês.
Após a ativação, o software passa a gerir e monitorizar as preferências do cliente. Todas as comunicações futuras (SMS, email ou outras) passam a ser efetuadas em conformidade com as preferências de cada cliente.
Sempre que o desejar, o cliente poderá alterar as suas definições de privacidade ao clicar no link enviado no rodapé das comunicações, 24 horas por dia, 365 dias por ano. A Ficha de Cliente fica atualizada automaticamente, e as comunicações futuras passam a respeitar as opções de cada um.
Existem coimas?
O regulamento estabelece um quadro de aplicação uniforme assente em dois escalões (em função da gravidade):
- Nos casos menos graves, a coima poderá ter um valor até 2% do volume de negócios anual.
- Nos casos mais graves, a coima poderá ter um valor até 4% do volume de negócios anual.
Na proposta de lei que assegura a implementação do RGPD em Portugal estão identificadas as coimas mínimas de 500€ a 5000€.
Dúvidas?
Para mais informações contate-nos através do email zappy@zappysoftware.com.